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黑龙江省统计局公文处理办法
2019-08-19

黑龙江省统计局公文处理办法

来源:办公室 发布时间:2018-12-07

    第一章

    第一条 为规范黑龙江省统计局的公文处理工作,根据《党政机关公文处理工作条例》《国家统计局公文处理工作办法》《黑龙江省〈党政机关公文处理工作条例〉实施细则》和《中共黑龙江省委 黑龙江省人民政府关于印发〈黑龙江省法治政府建设实施方案(2016—2020 年)〉的通知》,制定本实施细则。

    第二条 机关公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

    第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
    第五条 机关全体工作人员,特别是各单位负责人要高度重视公文处理工作,明确专人负责公文处理工作,严格遵守本实施细则并努力提高公文处理工作水平。

    第二章 公文种类

    第六条 黑龙江省统计局公文种类主要有 :

1. 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
2. 公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
3. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
4. 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
5. 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
6. 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
7. 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
8. 批复。适用于答复下级机关请示事项。
9. 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项
10. 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

    第三章 公文格式

    第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

      1. 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

      2. 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密”“机密”“秘密和保密期限。
      3. 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注 特急”“加急
      4. 发文机关标志。一般由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成,信函等特定格式使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
      5. 发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。
      6. 签发人。上行文应当标注签发人姓名。
      7. 标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
      8. 主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
      9. 正文。公文的主题,用来表述公文的内容。

      10. 附件说明。公文附件的顺序号和名称。
      11. 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
      12. 成文日期。署发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

      13. 印章。公文应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。
      14. 附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
      15. 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
      16. 抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

      17. 印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
      18. 页码。公文页数顺序号。
    第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

    第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

    第十条 公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

    第四章 行文规则

    第十一条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。国家法律法规和党内法规已做出明确规定的,一律不再制发文件。现行文件规定仍然适用的,不再重复发文。

    第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

    第十三条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:

      1. 原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。属于黑龙江省统计局党组职权范围内的工作,以局党组名义报送上级党组织;属于黑龙江省统计局职权范围内的工作,以局名义报送上级行政机关。
      2. 下级机关的请示事项,如需以黑龙江省统计局或黑龙江省统计局党组名义向上级机关请示的,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
      3. 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
      4. 除上级机关负责人直接交办事项外,不得以机关名义向领导同志个人报送公文,不得以机关负责人名义向上级机关报送公文。  
      5. 请求上级机关批转的请示,应同时报送批转代拟稿。
    第十四条 向下级机关行文,应当遵循以下规则:
      1. 公文主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送上级机关。
      2. 未经省委、省政府批准,不得向地方党委、政府发布指令性公文或者在公文中向地方党委、政府提出指令性要求。
      3. 涉及局内多个部门职权范围的事务,应与有关部门协商一致,否则不得向下行文。
    第十五条 必要时可以与其他同级部门联合行文。联合行文应明确主办部门。可以依据职权与其他省级党政部门相互行文。除办公室外,省统计局内设机构不得对外正式行文,可以信函形式与有关部门的相关业务单位和市、县一级统计部门的对口单位商洽工作、询问和答复具体事项。信函可不编号。临时机构一般不对外发文。

    第五章 发文类型

    第十六条 省统计局发文类型有:

      1. 省统计局党组文件。

    适用于传达贯彻党的方针、政策,做出重要工作部署;印发会议讨论通过的重大事项;向上级党组织报告、请示事项;向党的机关申请批准有关事项;任免党内干部;印发党内重要规章制度;其他需以局党组名义印发的文件。

发文字号为:黑统党发〔XXXXX 号,黑统党组函〔XXXXX 号。

      2. 黑龙江省统计公报。
    适用于发布国民经济和社会发展统计公报,居民收支、平均工资、人口变动抽样调查等主要统计数据公报。
发文字号为:XXXX 年第 X 号。

      3. 黑龙江省统计局文件。

    适用于省统计局的重要工作部署;向上级机关请示、报告事项;转发上级机关的文件;传达、贯彻上级机关的指示;批转下级机关的重要请示、报告;制订、发布和批复统计制度;审批统计调查制度;与同级部门联合部署工作;任免工作人员;印发重要规章制度;其他需以局名义印发的文件。
发文字号为:黑统发〔XXXXX 号。

      4. 黑龙江省统计局函件。

    适用于省统计局与有关部门就重要工作、重要事项进行协商;答复有关部门的重要询问;就重要事项征求有关部门意见;批复下级机关的请示;其他需以局名义印发的函件。

发文字号为:黑统函〔XXXXX 号。

      5. 黑龙江省统计局办公室文件。

    适用于向下级统计部门和直属单位布置具体工作、通报有关事项;印发会议文件;转发下级机关公文 ;印发机关规章制度;其他需以局办公室名义印发的文件。

发文字号为:黑统办发〔XXXXX 号。

      6. 黑龙江省统计局规范性文件及规范性文件备案。
    适用于经过法规处审查后,属于规范性文件范畴的,按照规定单独编号,并同时进行备案。
发文字号为:黑统规〔XXXXX 号、黑统规备〔XXXXX 号。

    第六章 公文拟制

    第十七条 公文拟制包括公文的起草、会签、审核、签发等程序。

    第十八条 公文起草应当做到:
      1. 符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
      2. 一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
      3. 内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。
      4. 文种正确,格式规范。
      5. 深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
      6. 起草单位主要负责人应当对公文文稿进行认真审核,并签署意见、姓名和日期。起草单位主要负责人因故不能审核的,可由其他负责人代为审核并注明原因。
      7.起草人必须按照《党政机关公文格式及样式》规范草拟公文。公文用纸幅面:采用国际标准 A4 型,Word 格式,页面设置为:上 3.7cm、下 2.8cm、左 2.8cm、右 2.6cm,格式段落:固定值 29 磅。标题用 2 号方正小标宋 _GBK,正文用 3 号仿宋 _GB2312,英文字母或阿拉伯数字用 Times New Roman,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用一、”“(一)”“1”“1标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。

    第十九条 公文涉及局内其他单位职权范围内的事项,起草单位主要负责人审核后发有关单位主要负责人会签。会签单位应对文稿中涉及本单位职权范围内的事项进行认真核实,并填写会签意见。如有不同意见,起草单位应与会签单位沟通、协商。经协商仍不能达成一致的,起草单位应写明各方理据报请局领导协调或裁定。重大事项及以省委、省政府(或省委、省政府办公厅)名义发文、联合发文、发局文需由法规处进行合法性审查;新开展调查活动需由设管处进行审查。

涉及其他部门的事项,起草单位应按程序征求相关部门意见,并力求达成一致。 其他有关单位对所办公文如有不同意见时,主办单位的负责同志要主动与协办单位协商,协办单位要积极配合,不得把未经认真研究、协商的问题提交局领导。

    第二十条 公文文稿上报局领导签发前,应当由办公室进行审核。审核的重点是:

      1. 行文理由是否充分,行文依据是否准确。

      2. 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。
      3. 涉及其他单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
      4. 文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
      5. 其他内容是否符合公文起草的有关要求。

    第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

    第二十二条 公文一般由分管局领导审批签发。重要公文和上行文由局主要负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

    第二十三条 起草纸质公文和在纸质公文文稿上进行修改、阅批、签字时应使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、黑色签字笔及毛笔,不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水或纯蓝墨水笔。

    第七章 公文办理

    第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

    第二十五条 收文办理主要程序是:
      1. 签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或盖章,并注明签收时间。

办公室负责接收主送黑龙江省统计局或黑龙江省统计局办公室的公文,各单位收到应由黑龙江省统计局办理的公文时,应及时转办公室办理收文。

      2. 登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

      3.初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。
      4. 承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当由办公室提出拟办意见报局领导批示或者转有关单位办理;需要两个以上单位办理的,应当明确主办单位;紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理,有明确时限要求的应当在规定时限内办理完毕,没有时限要求的一般在收到后 7 个工作日内办理完毕。确有困难的,应及时向办公室说明。
      5. 传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
      6. 催办。办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
      7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。答复事项涉及其他单位职权范围的,主办单位应当主动与有关单位协商,如有不同意见,主办单位负责人要出面协调。不能取得一致的,可报请局领导协调或裁定。
    第二十六条 发文办理主要程序是:
      1. 合法性审查。公文起草单位对属于规范性文件和重大决策范围的公文,送法规处合法性审查后,交办公室进行格式、文字和内容审核。

      2. 校对。发文部门相关人员对办公室审核过程中的更改内容进行校对,并在发文审批单校对人一栏签名。
      3. 复核。已经局领导签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
      4. 登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围并详细记载。 
      5. 印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所和设备印制。非紧急公文应于校对后 3 日内印制完毕,需要加急印制的公文需经办公室负责人批准。出现问题的公文,需经办公室负责人确认后重印。
      6. 核发。公文印制完毕,发文部门应当对公文的文字、格式、印刷质量和公章进行检查后分发
    第二十七条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

各市(地)、县(市、区)统计局应使用挂号信向省统计局递交文件,递交紧急非涉密文件可以使用邮政 EMS 快递或采用传真方式,不得使用其他快递。快递文件时,请提前电话联系,在收件人一栏写明具体承办处室和相关工作人员姓名。

    第二十八条 需要归档的公文及有关材料,应当根据档案法律法规以及有关规定,及时收集齐全送交本单位负责归档的人员进行整理(立卷),并按要求送局办公室档案室归档。省统计局与其他部门联合办理的公文,原件由办公室归档有关部门保存复制件。个人不得留存和擅自销毁应当归档的公文。

    第八章 公文管理

    第二十九条 建立健全机关公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

    第三十条 黑龙江省统计局公文由办公室统一管理。办公室设置机要保密柜,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设备。

    第三十一条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
    第三十二条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。
经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
    第三十三条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经局领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
    第三十四条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

    第三十五条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

    第三十六条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

    第九章 文件资料打印规定

    第三十七条 我局除书籍、年报、统计报告、决策参考、统计工作简报以外正式印发的文件资料由局办公室统一承担打印工作,主要包括:

      1. 以党组、局和办公室名义印发的各类文件。
      2. 向省委、省政府、省人大财经委报送的有关汇报材料。
      3. 统计资料、统计专报、统计要报。
      4. 有关会议文件材料。
    第三十八条 文件资料打印的有关要求:

      1.为统一规范文件资料格式和做好保密工作,凡属本规定范围内的文件资料,经办公室核稿后一律在打字室印刷,未经同意不得在打字室以外的其他单位印刷。

      2. 各单位送打字室打印的文稿,应提交自行录入的文稿 U 盘,在送打字室排版印刷前,应按统一要求制成格式为 Word 的文件。
      3. 送打字室打印的文件资料应为领导签发稿,在打印过程中,无特殊情况一般不应做大的修改。
      4. 由打字室统一打印的文件资料,文件类的印刷周期一般不超过 3 天,资料类的印刷周期一般不超过 5 天;对需列入急件”“特急件的文件资料,要经
办公室领导批准。
    第三十九条 审批程序:
      1. 各单位将拟定打印稿统一交由办公室文书科编号,各级领导签字后方可打印,打字员不得自行接收各单位打印件。

      2. 签批后的稿件应明确完成时限要求,办公室打印不得拖延,并保证质量。
      3. 严格控制印刷数量,各种印刷品不得突破核定印数。
      4. 实行印刷品登记,印刷品数量经主办单位和打字确认后,由承办人和打字员签字。
    第四十条 工作要求 :

      1. 提高安全意识,严格落实我局信息安全保密制度。
      2. 提高质量,讲求效率,厉行节约,避免浪费。
      3. 端正工作态度,认真负责,热情服务。
      4. 保持打字室干净、整洁、井然有序。


     
     

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